Power Automate 및 Adobe를 사용하여 문서 워크플로 자동화

PDF는 오늘날 기업이 업무를 수행하는 방법의 핵심입니다. 

사람들은 PDF로 디지털 방식으로 작업을 수행할 수 있는 경우 인쇄 및 스캔과 같은 수동 프로세스를 수행하는 경우가 많습니다. 

 

예를 들어:

• 전자 서명으로 서명
• 그것들을 하나의 문서로 결합
• Word, PowerPoint 및 기타 파일을 PDF로 변환
• SharePoint에서 검색할 수 있도록 OCR 문서
• PDF가 문서의 유일한 복사본인 경우 Word, PowerPoint 등과 같은 문서 형식으로 다시 변환합니다.

다행스럽게도 PDF의 발명가이자 Microsoft의 전략적 파트너인 Adobe는 많은 문서 워크플로를 간소화하고 자동화하는 데 도움이 되도록 이러한 유형의 도구를 Microsoft Power Automate에 직접 도입했습니다. 

이러한 커넥터를 통해 Power Apps, Power Virtual Agents 및 Azure Logic Apps에서 모든 Adobe 커넥터를 사용하여 Microsoft 에코시스템 내에서 통합된 사용자 지정 문서 워크플로를 구축할 수도 있습니다.

Microsoft Power Automate의 Adobe 커넥터

Adobe는 2017년부터 문서 자동화를 지원하는 도구와 함께 Microsoft Power Automate에 대한 통합을 제공했으며 새로운 기능 및 템플릿으로 커넥터를 지속적으로 확장하고 업데이트했습니다.

Adobe Sign

Adobe Sign 커넥터를 사용하면 Word, PDF, PowerPoint 및 기타 형식을 가져와 전자 서명을 위해 라우팅할 수 있습니다. Power Automate와 함께 Adobe Sign 커넥터를 사용하면 데이터를 기반으로 승인을 위해 문서를 동적으로 라우팅할 수 있습니다.

몇 가지 유용한 예는 다음과 같습니다.

• 서명을 위해 SharePoint에서 선택한 파일 을 보냅니다 .
• 전자 서명으로 PowerApps 만들기서명된 계약 및 계약이 서명된 후 Microsoft SharePoint에 자동으로 저장 됩니다.
• 데이터 및 Azure를 기반으로 서명을 위해 문서 를 동적으로 라우팅합니다 . 광고 프로필.
• 서명을 위해 Microsoft Dataverse에서 선택한 레코드를 보내고 데이터를 필드에 병합합니다.

Adobe Sign에는 30개 이상의 템플릿과 빠르게 시작할 수 있도록 미리 생성된 트리거가 있습니다.

Adobe PDF 도구

Adobe Acrobat을 사용하여 PDF 문서를 만들고 편집하고 조작하는 데 익숙한 사용자를 위해 새로운 Adobe PDF 도구는 다음과 같은 도구를 흐름에 연결 합니다.

• Word, Excel, PowerPoint 및 기타 형식을 자동으로 PDF로 변환
• PDF를 Microsoft Word, PowerPoint, Excel 및 기타 형식과 같은 편집 가능한 형식으로 다시 변환
• 스캔한 PDF를 OCR
• HTML 및 데이터를 PDF로 변환

Adobe PDF 도구 커넥터에는 30개 이상의 템플릿과 빠르게 시작할 수 있도록 미리 생성된 트리거가 있습니다.

빠른 시작 예

다양한 커넥터 중 일부를 사용하는 방법에 대한 간단한 예를 살펴보겠습니다. 우리가 사용하는 이 같은 흐름에 함께 어도비 서명 및 PDF 도구 커넥터를 사용하는 방법을 보여 템플릿을. 

아래 예에서는 Adobe PDF 도구 커넥터를 사용하여 PDF를 압축 및 최적화한 다음 사용 가능한 템플릿 중 하나를 사용하여 서명을 위해 보내는 방법을 보여줍니다.

Adobe PDF 도구 API 자격 증명 얻기

Adobe PDF 도구 API와 함께 사용할 자격 증명을 아직 만들지 않은 경우 https://documentcloud.adobe.com/dc-integration-creation-app-cdn/powerAutomateOnboarding.html?sdid=6S3T74M5&mv=affiliate&mv=affiliate&mv2=red 에서 만들 수 있습니다.

PDF 도구 API는 무료로 시작할 수 있는 6개월 평가판을 제공합니다.

Power Automate Onboarding

이름과 설명을 제공하면 클라이언트 자격 증명이 생성됩니다. 이 창을 열어 두십시오. Microsoft Power Automate에서 연결을 생성하려면 이 정보가 필요합니다.

 

중요 참고 사항: Adobe PDF 도구는 프리미엄 커넥터 이므로 커넥터를 사용하려면 적절한 Microsoft Power Automate 라이선스가 있어야 합니다.

Adobe Sign 계정 가져오기

Adobe Sign 커넥터를 사용하려면 기업용 Adobe Sign 구독이 필요합니다. 사용하지 않고 그냥 시도해보고 싶다면 개발자 계정에 가입 하세요.

템플릿에서 새 흐름 만들기

이 시나리오에서 흐름은 PDF를 가져와 압축하고 Adobe Sign을 사용하여 서명을 위해 보내도록 합니다. 때로는 PDF가 큰 이미지와 함께 클 수 있기 때문에 Adobe PDF 도구를 사용하여 PDF를 먼저 압축한 다음 Adobe Sign을 사용하여 서명을 위해 보낼 것입니다.

1. 템플릿으로 이동합니다 .
2. Adobe PDF 도구에 대한 새 연결을 만듭니다. 당신은해야합니다 클라이언트 ID , 클라이언트 비밀 , 조직 ID , 기술 계정 ID 및 개인 키 는 설정 키를에서합니다.
3. 모든 자격 증명을 입력했으면 만들기를 클릭합니다.
   

   

4. Adobe Sign의 경우 새 연결을 만듭니다.
5. 연결할 인증 수준을 선택하라는 메시지가 표시될 수 있습니다. 범위를 개별 Adobe Sign 사용자, 그룹 관리자(예: 관리자인 사용자 그룹 내의 액세스 계약) 또는 계정 관리자(사용자 전체에 대한 모든 권한을 가짐)로 지정할지 여부를 선택합니다.
   

   

6. 그런 다음 자격 증명을 사용하여 Adobe Sign에 대한 팝업과 함께 로그인하라는 메시지가 표시됩니다. 
   로그인 및 액세스 허용.
   

   

7. 모든 연결이 생성되면 계속을 클릭하여 연결을 생성합니다.

SharePoint 설정 구성

이 템플릿의 트리거는 SharePoint에서 선택한 파일이므로 각 SharePoint 작업을 설정해야 합니다.

예를 들어 선택한 파일의 경우 , 가져 오기 파일 속성 , 파일 내용 가져 오기 및 파일 메타 데이터 가져 오기 작업을 설정된 사이트 주소 및 라이브러리 이름 원하는 SharePoint 사이트를 설정합니다.

PDF 서비스 커넥터 작업

흐름의 조건은 문서가 PDF인지 여부를 결정하는 것입니다. 파일 확장자를 기반으로 결정합니다. PDF인 경우 끝까지 건너뜁니다. 그렇지 않은 경우 문서를 PDF로 변환합니다.

 

"문서를 PDF로 변환"은 선택한 문서를 PDF로 변환합니다.

모든 Adobe PDF 도구 커넥터 작업과 마찬가지로 작업에는 주로 두 가지 입력이 있습니다.

• 파일 이름: 입력 파일의 이름입니다. 변환할 형식을 알 수 있도록 파일 확장자를 갖는 것이 중요합니다.
• 파일 내용: PDF로 변환하려는 문서의 파일 내용입니다.

파일 내용은 선택한 파일의 파일 내용에서 가져옵니다. 이전 흐름에서는 파일 콘텐츠가 FileContent 변수에 저장되었습니다 . 이런 식으로 할 필요는 없지만 이 템플릿이 설정되는 방식입니다. 

SharePoint로 파일 콘텐츠 가져오기에서 직접 전달할 수도 있습니다.

조건 후에 OCR을 사용하여 검색 가능한 PDF 만들기 라는 또 다른 작업이 표시됩니다 . 이것은 최적화가 필요한 스캔 문서인 경우 PDF를 OCR하는 데 사용됩니다. 이전 작업과 마찬가지로 파일 이름과 파일 내용을 입력하라는 메시지를 볼 수 있습니다. 이 값은 이전 PDF 단계의 출력에서 ​​가져옵니다.

왜 변수를 사용합니까?
변수가 있는 이유는 조건 때문입니다. 문서가 PDF인 경우 조건을 건너뜁니다. 그러나 PDF가 아닌 경우 변환해야 OCR 작업을 사용하여 검색 가능한 PDF 생성으로 이동하는 입력이 변경됩니다. 변수를 사용하면 해당 작업에 들어가는 값을 더 쉽게 변경할 수 있습니다.

Adobe Sign 커넥터 작업

OCR을 사용하여 검색 가능한 PDF 만들기 작업 후에 두 가지 Adobe Sign 커넥터 작업이 있습니다. 각각이 하는 일을 살펴보겠습니다.

문서 업로드 및 문서 ID 받기
Adobe Sign을 사용하여 서명을 위해 문서를 보내려면 문서 ID를 반환하는 임시 문서로 Adobe Sign에 업로드해야 합니다. 그 이유는 다른 시나리오에서 문서를 Adobe Sign에 한 번 업로드한 다음 매번 문서를 업로드할 필요 없이 여러 번 보낼 수도 있기 때문입니다.

Adobe PDF 도구와 마찬가지로 파일 이름 과 파일 내용 값 을 제공해야 합니다. 이 템플릿에서는 OCR 작업을 사용하여 검색 가능한 PDF 만들기 에서 전달됩니다 .

업로드된 문서에서 계약서를 작성하고 서명을 위해 전송

문서가 Adobe Sign에 업로드되면 이제 서명을 위한 계약을 보낼 수 있습니다.

문서 ID 서명을 위해 보내는 계약서에 포함할 문서입니다. "새 항목 추가"를 클릭하여 여러 개를 첨부할 수 있습니다. 입력은 문서 업로드 및 문서 ID 가져오기 작업 의 문서 ID 입니다.

다음으로 수신자를 추가해야 합니다. 서명 유형에서 새 항목 추가를 클릭합니다. 그러면 몇 가지 설정이 노출됩니다. 먼저 전달할 수 있는 이메일 주소입니다. 이 예에서는 정적 예시 이메일 주소를 설정하지만 동적 콘텐츠를 사용하여 이전 작업에서 이메일 주소를 전달할 수 있습니다.

참가자 순서는 수신자가 서명하는 순서를 지정합니다. 받는 사람을 병렬 또는 순차로 지정할 수 있습니다.

참가자 역할을 사용하면 서명자, 승인자, 인증된 수신자, 양식 작성기 또는 양식 작성기와 같이 수신자에게 필요한 역할 유형을 지정할 수 있습니다. 

 

[ 참고 ] 참가자 역학

• 문서를 보낼 때 받는 사람 역할

비즈니스 및 엔터프라이즈용 Adobe Sign 서비스 수준에는 서명자뿐만 아니라 계약 수신자의 역할을 확장하여 워크플로 요구 사항에 더 잘 맞도록 하는 옵션이 있습니다. 활성화할 수 있는 현재 역할은 다음과 같습니다.

• 서명자(모든 고객에 대해 항상 활성화됨)
• 승인자(중소기업, 기업 및 기업만 해당)
• 수락자(기업만 해당)
• 인증 받는 사람(엔터프라이즈만 해당)
• 양식 작성기(중소기업, 기업 및 기업 전용)
• 위임자(엔터프라이즈 전용)

활성화되면 계약의 각 수신자는 각자의 역할을 개별적으로 구성할 수 있으며 기본적으로 서명자가 있습니다.

역할 옵션을 활성화/비활성화하려면 계정 관리자로 로그인하고  계정 > 계정 설정 > 전송 설정 > 허용된 수신자 역할로 이동합니다.

 

• 서명자(모든 계정 수준)

• 승인자(중소기업, 기업 및 대기업)

• 수락자(기업)

• 인증 받는 사람(기업)

• 양식 작성기(중소기업, 기업 및 대기업)

• 위임자(기업)

메시지 필드는 수신자에게 이메일에 표시될 메시지입니다.

만료 시간을 사용하면 수신자가 문서에 서명할 수 있는 제한을 설정할 수 있습니다. 일단 통과하면 보기 및 서명 링크가 더 이상 활성화되지 않습니다.

미리 알림 빈도를 사용하면 Adobe Sign이 수신자에게 이메일 미리 알림을 보내는 빈도를 설정할 수 있습니다.

문서 암호를 사용하면 암호로 최종 PDF를 암호화할 수 있습니다.

양식 필드를 사용하면 필드 값을 문서에 전달할 수 있습니다. Adobe Sign을 사용하면 양식 필드 값을 문서의 필드에 병합할 수 있습니다. 이름(문서의 이름에 해당)과 전달할 값을 지정해야 합니다. 이것은 또한 배열이므로 많이 추가할 수 있습니다. 문서에 양식 필드를 추가하는 방법에 대한 자세한 내용은 Adobe Sign 텍스트 태그 설명서를 참조하십시오 .

리디렉션 지연 및 리디렉션 URL을 사용하면 서명자가 서명한 후 리디렉션할 주소를 지정할 수 있습니다.

계약을 실행하면 수신자는 계약을 보고 서명할 수 있는 링크가 포함된 이메일을 받게 됩니다.

 

[ 출처 : Microsoft PowerAutomate 블로그 ]

[ 출처 : https://helpx.adobe.com/sign/using/set-up-signer-approver-roles.html?mv=affiliate&mv2=red ]